コントロールトータルチェックは、情報システムにおけるデータの正確性と完全性を確保するために使用される重要な手法です。
特に、データ移転やシステム間でのデータの受け渡し時に、処理前後の和（合計）を比較することによって、データの漏れや重複を防ぐことができます。
本記事では、コントロールトータルチェックの概要、その役割、企業における実施方法について詳しく解説します。
内容
コントロールトータルチェックの概要
コントロールトータルチェックとは、システム内で取り扱われるデータの整合性を保証するためのメカニズムの一つです。
具体的には、データを処理する前後で合計値を計算し、その結果を比較することによって、データが正確に転送されているか、処理されているかを確認します。
この手法は、企業のIT統制の一環として、特に会計システムや財務システムなどで活用されています。
コントロールトータルチェックを行うことで、データの正確性や網羅性を担保できるため、企業の業務プロセスにおける信頼性が向上します。
また、データの漏れや重複といった問題を早期に発見することができ、トラブルのリスクを軽減できます。
コントロールトータルチェックの具体的な流れ
- データ入力時の合計値の計算 まず、データ入力の段階で、例えば会計システムにおいて金額や件数などの合計を計算します。この時点で算出した合計値は、後の処理を確認するための基準となります。
- データ移転時の確認 次に、データが他のシステムに転送される際にも、転送前と転送後の合計を比較します。この比較によって、データの欠落や不整合を検出することができます。
- 処理後の照合 データが処理された後にも、合計値を再度計算して、入力時および移転時の合計と比較します。これにより、処理過程でのエラーや問題が発生していないかをチェックします。
コントロールトータルチェックとIT統制
コントロールトータルチェックは、IT業務処理統制の一部として実施されます。
IT業務処理統制は、企業内で発生するすべての業務プロセスを正確に処理するための統制手法を指し、その中でコントロールトータルチェックは欠かせない役割を果たします。
コントロールトータルチェックは、以下のような他の統制活動と並んで、データの信頼性を確保するために重要です：
- エディットバリデーションチェック（入力検証）：データの形式や範囲が正しいかをチェックする
- プルーフリスト：データ入力の完了を確認するためのリスト
- マッチング：データ間の一致を確認するためのチェック
- アクセスコントロール：システムへの不正アクセスを防ぐための制限
これらの統制活動と組み合わせて、IT統制の強化が図られます。
コントロールトータルチェックの適用例
- 会計システム 会計システムでは、日々の取引データを入力・移転する際にコントロールトータルチェックが活用されます。例えば、取引金額の合計が処理前後で一致するかを確認することで、入力ミスやデータ転送時のエラーを防ぎます。
- 在庫管理システム 在庫管理システムでも、商品の入出庫データが正確に反映されるよう、処理前後の数量や金額をチェックします。これにより、在庫の漏れや過剰記録を防ぐことができます。
- 医療情報システム 医療情報システムでは、患者の診療記録や薬剤データを移転する際にコントロールトータルチェックを実施します。これにより、データの欠落や誤った記録がシステムに反映されないようにします。
コントロールトータルチェックのメリットと課題
メリット
- データの整合性の確保：処理前後のデータの一致を確認することで、データの誤りを防げる。
- 業務の信頼性向上：データの正確性が担保されるため、業務プロセスがより信頼できるものになる。
- トラブルの早期発見：データの問題を早期に発見し、リスクを低減できる。
課題
- 運用負荷：コントロールトータルチェックを実施するためには、システムに追加のチェック機能を組み込む必要があり、運用負荷が増すことがある。
- リアルタイム性の欠如：大規模なデータセットにおいては、合計値の比較が時間を要するため、リアルタイムでのエラー検出が難しい場合もある。
まとめ
コントロールトータルチェックは、企業のITシステムにおけるデータの完全性を担保するために欠かせない手法です。
データ移転や処理時に合計値を比較することで、データの誤りや漏れを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。
会計システムや在庫管理システム、医療情報システムなど、さまざまな分野で活用されており、IT統制の一環として重要な役割を果たしています。
コントロールトータルチェックの適切な運用により、企業はデータの精度を高め、業務をスムーズに進行させることができます。