RFI（情報提供依頼書）とは？ビジネスにおける重要性と活用法

RFI（Request For Information）は、企業や官公庁が業務の発注を計画する際に、候補業者に対して情報を提供してもらうための文書です。

このプロセスは特にIT分野において重要であり、システム開発や調達に関する初期のステップとして位置づけられています。

この記事では、RFIの定義、その目的、そして実際のビジネスでの活用方法について詳しく解説します。

RFIの概要

1. RFIの目的と重要性

RFIは、発注元が必要とする情報を集めるための手段です。

具体的には、以下のような目的があります：

• 情報収集：発注先候補の業者から必要な情報を集めることで、要件や調達条件を明確にする。
• RFP作成の基盤：集めた情報をもとに、RFP（Request For Proposal：提案依頼書）を作成し、具体的な提案を募集する。
• 業者の能力評価：候補業者が発注に適しているかどうかの事前審査を行う。

2. RFIが必要な状況

RFIが特に必要とされる状況は以下の通りです：

• 初めての発注：新しいタイプのシステムやサービスを発注する場合、発注元がその分野についての知識を持たないことが多く、情報提供が必要です。
• 技術変化の速い分野：特にWeb関連の技術が進化しているため、最新の情報を得ることが重要です。
• 新規業者との取引：取引したことのない業者に発注する際、基礎的な情報が不足することがあるため、RFIが役立ちます。

RFIの作成と内容

1. RFIに盛り込む項目

RFIには、以下のような項目を盛り込むことが一般的です：

• 趣旨と目的の説明：RFIの目的を明確にすることで、業者が何を期待されているか理解しやすくなります。
• 基本情報の収集：業者の基本情報や、提供する製品やサービスの概要。
• プロジェクト経験：同種のプロジェクトの経験や遂行能力を尋ねる。

2. 明確な指示の重要性

業者が混乱しないように、問い合わせ事項はできるだけ明確に記述することが重要です。

記入式の回答書の雛形（テンプレート）を添付することも一般的で、業者が回答しやすくなります。

RFIの活用事例

1. システム開発の初期段階

たとえば、新しい業務システムを導入する際にRFIを発行することで、候補業者から最新の技術情報を集め、最適なシステムを選定する手助けになります。

2. サービス調達

IT関連のサービスを外部に委託する場合、RFIを通じて多様な業者から情報を得ることで、より良い選択が可能になります。

まとめ

RFI（情報提供依頼書）は、ビジネスにおける発注プロセスにおいて重要な役割を果たします。

特に、発注元が求める情報を明確にし、適切な業者を選定するための第一歩として、RFIの活用が不可欠です。

今後のビジネスにおいて、RFIを有効に活用することで、より効果的な発注が実現できるでしょう。